プロデューサーの要る7つの理由
Webセミナープロデューサーには、結婚式の進行を演出するウェディングプランナーと同じく大切な役割があります。
Webセミナーの初心者でも経験者にとっても、Webセミナーの運営で専任のWebセミナープロデューサーがいるのは大きな支えとなります。Webセミナープロデューサーは、Webセミナーの進行に関わる技術的な作業などを引き受けるので、発表者は発表の内容に集中でき、マーケッターはイベントをプロらしくスムーズに演出してお客さんの関心を商品に集めることに集中できます。社内で専従のプロデューサーを用意することが難しい場合、スキルを持った人が社内にいない場合、専門の業者に委託するとかフリーランスのプロにお願すると良いかもしれません。以下Webセミナープロデューサの場面ごとの役割についてご紹介します。
WebセミナープロデューサーがあなたのWebセミナーの進行の助けとなる7つの場面
準備段階
Webセミナープロデューサーは、Webセミナーを段取りよく準備する際に頼りになります。たとえばWebセミナー画面のデザインを考え、参加者とのやり取り考え、音声通信と放送技術など様々な技術や機材を希望に応じて準備を行います。
リハーサルの運営と発表者のアドバイス
Webセミナープロデューサーは、発表者と関係者を集めてイベントの進行に従ったWebセミナーのリハーサルを主催したり、発表者に必要な機材の効果的な使い方を教えます。リハーサルでWebセミナープロデューサーは、発表に使用するマイクやコンピューター関連の機材、インターネット接続、ヘッドセットなどが揃っていて問題なく動作するか、またその性能についてもチェックし必要な助言を行います。
直前ミーティング
WebセミナープロデューサーはWebセミナーの開始30分前になると、発表者、司会者、ホスト役などWebセミナー進行の関係者全員を集めて直前ミーティングを開きます。プロデューサーに従って、発表者とホスト役の全員はそれぞれのオーディオ装置のスイッチを入れログインします。プロデューサーはさらに音響を確認し、Webセミナールームのデザインを最終確認し、必要な資料がすべてアップロードされていてすべてが動作することを確かめます。
Webセミナー管理
イベントの進行中は、WebセミナープロデューサーがWebセミナーのシステムの状態をすべて管理します。たとえば、録画や録音を開始し、オーディオ装置を調整し、視聴者とのインタラクティブなやり取りができるような設定変更を 管理し、視聴者から技術的な問い合わせがあればQ&A対応し、発表者や出演者側に技術的な問題が起こればこれを解決します。
司会進行役
必要であれば司会進行役も果たします。通常Webセミナーを開始して出演者を迎え入れ、事前の注意事項などを話してから、発表者の紹介をします。さらに、発表が終わるごとにQ&Aの時間を設けて寄せられた質問を発表者に問いかけ、Webセミナーの終わりには締めくくりの言葉を述べます。寄せられた質問から適切で関連性の高いものを優先順位をつけて選び出すのも司会進行役の役割です。
Webセミナーのまとめと終了
Webセミナーの開始時と同じように、終了時もうまく締めるのも役割です。あらかじめ準備がしてあれば、最後に視聴者の皆さんにこのWebセミナーに関するアンケート調査への協力を依頼します。
録画・録音の編集
イベントの終了後に、録画や録音を必要に応じて編集してから関係者に配布するのも、Webセミナープロデューサーの仕事です。編集作業では音声のない不要な部分をカットや、技術的問題が起こった部分をカットしできる限り継ぎ目や途切れのない録画コンテンツを作るようにします。 そのほか進行上の注意事項の説明、Q&Aの部分もカットしたり、Q&Aやチャットに出た視聴者の名前や個別の内容を伏せたりすることも編集段階で検討します。Webセミナー録画コンテンツビデオとは別に前篇動画などの短編ビデオを作ったり、全編を別のフォーマットに変換する (たとえばFLVからMP4への変換) のも 編集作業で行ったりします。
