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【コラム】Webセミナーが台無しにならないための緊急時対策の準備



最悪の事態に備えるプランを持てば、Webセミナーを惨事から守ることができます


準備万端のWebセミナー主催者でさえ、時折予測のつかない事態に出くわすことがあります。緊急事態に遭遇してもWebセミナーを守れるか、失敗してしまうのかの違いは、考え抜かれた緊急時対策プランがあるかどうかがカギとなります。緊急事態は視聴者にまったく気づかれない小さいものである場合もあれば、準備やプロモーションへの投資を全部台無しにしてしまうほど大惨事になる場合もあります。事前に緊急時対策の準備をしておくことが、ウェビアーを成功させるためには非常に大切で大切です。緊急事態対策についてご紹介します。



会議通話ラインのバックアップを確保:
Webセミナーに電話会議回線を使う場合、電話回線が唯一の音声なら、メイン電話会議サービス業者の回線故障時のためのバックアップ電話会議サービスを準備しておきましょう。 バックアップ回線はメイン回線と同程度の能力を持っているべきで、Webセミナー主催者、発表者は少なくとも参加者の音声をミュートする方法など最も基本的な仕様に通じていたほうがいいでしょう。 メイン回線が使用不能になったら、バックアップの電話会議回線の情報をWebセミナーの掲示画面で共有し、参加者と発表者がバックアップ回線に接続できるようにしましょう。


すべてのイベント発表者が使用可能な携帯電話を持っていることを確認:
Webセミナーの音声を電話会議サービスにしたとき、Webセミナーでの音声に携帯電話が望ましいわけではありませんが、発表者がWebセミナーの際中に電話回線サービスに問題が起きたときはバックアップとなります。スタンバイしている間は携帯をサイレントモードにしておくべきです。 Webセミナー開始前にその携帯で前もって電話をかけて回線をつないだ上でミュートしておくと良いかもしれません。


イベント発表者は2台のPCを用意:
発表者はできればWebセミナールームへログインしたPCを2台持つべきです。メインPCがクラッシュ、あるいはフリーズした場合、セミナーを中断せずにもう1つのPCに移ってイベントを進行させましょう。

 

イベント発表者全員は、スライドのハードコピーを用意:
発表者がPCを2台持っていない場合やインターネット回線がダウンしてPCが2台とも使用不能となった場合でもスライドのハードコピーがあればWebセミナーを中断せずに続けることができます。(電話会議サービスを利用すれば)。Webセミナー主催者あるいは、議長は発表者の電話回線からの音声指示に従ってプレゼンテーションスライドを進めてWebセミナーを進行させることができます。


チームメンバーと発表者全員が緊急時対策に精通し対応できるように:
Webセミナーの主催者、プロデューサー、チームメンバー、そしてすべての発表者が緊急時対策を理解し、問題が起きた場合にそれぞれのケースでどんなステップで解決をするかを理解しておくことは非常に重要です。何か問題が発生した場合でも、参加者に直接影響しない場合はその問題について話さないように発表者へ依頼した方がいいでしょう。


必要な場合に参加者に緊急事態について伝える計画を:
緊急事態によって明らかな映像や音声の遅延が生じる場合、視聴者にどのように伝えるかの計画を持っておくべきです。 たとえば、音声回線に問題が発生して視聴者が接続し直さなければならないような場合です。そうしたケースでの典型的な緊急事態計画は、事前に用意したお知らせを掲示したり次にどうすべきかをチャットでお知らせします。 映像でのコミュニケーションに問題が生じていれば、参加者へ音声で事態を知らせましょう。 どんな問題が起きているにせよ、それを解決している間、切断したまま放置されていると参加者に感じさせないことが重要です。


Webセミナーの技術的な問題が発生した場合参加者へ謝罪し過ぎないこと:
Webセミナーの技術的な問題についての謝罪は1度までにした方がいいでしょう。発表者は技術的な問題を認め、参加者が問題解決するためのステップを伝え、謝罪し、緊急事態対策の計画に従ってWebセミナーを進行させます。ひとたび問題が解決されると視聴者はすぐにそのことを忘れるものです。問題について長々と話すことは(良くても)視聴者を遠ざけ、(最悪の場合は)イベント全体に対するネガティブな印象を与えます。Webセミナーの視聴者にとって技術的な問題は目新しいことではないので、お知らせは簡潔に終わらせればよいです。

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