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【コラム】Webセミナーの舞台裏(バックステージ)の重要性



スムーズにWebセミナーを運営するために舞台裏(バックステージ)エリアを活用


舞台発表を行う際には、必ずその舞台裏での作業が必要となります。Webセミナーも例外ではありません。Webセミナーの舞台裏では様々なことが行われています。 技術的な問題に対応、Webセミナーコンテンツ準備、場面ごとに途切れないように裏方担当の作業、次の場面に登場する発表者を待機の指示、参加者とのWebセミナー中のやりとりなど。 こうしたWebセミナー舞台裏の作業がなければ、進行は途切れがちになり、参加者たちのコンテンツへの集中が途切れてしまいます。 主役である発表者がしっかり注目してもらえるように、Webセミナー舞台裏(バックステージ)を活用してください。活用の方法を以降にご紹介します。



裏方作業の担当:
投票やビデオ、その他のコンテンツを必要に応じて表舞台にスムーズに出せるよう担当者をチームの中で割り当てておきます。 裏方作業の担当者は、画面レイアウトの変更やニーズに合わせて発表者の手伝いもします。Webセミナー参加者からの技術的な質問に答えたり、技術的な問題を解決したりするためには、チーム内の他のメンバーを割り当てる場合もあります。


舞台裏でのやりとり:
参加者の邪魔にならないよう、発表者や他のチームメンバーとコミュニケーションをとれるように、専用チャット画面を使ってください。


参加者とのやりとり:
Q&A画面に届いた参加者からの問い合わせに対して整理し、Webセミナーの運行を管理してください。


掲示板:
発表者が会議の音声設定の方法について説明したり、発表者や裏方担当に指示を出したりするためのメモを書くために掲示板をつかいます。また、FAQでよく使われる回答や参考資料の保管場所、ハイパーリンクをメモしておくのに利用できます。 特に発表者や司会者が複数いて交代することがあるセミナーではセミナーの進行を確認するのに役に立ちます。

 

場面の移行:
発表者専用エリアを使って、投票などの参加者との双方向なやりとりのための活動の準備を行ってください。 スムーズな次の議題へ移るために資料の準備、画面の準備もこの発表者専用エリアで行います。


関心度:
発表者専用エリアのエンゲージメントダッシュボード(関心度測定画面)を見れば、参加者たちがどの程度Webセミナーに関心を示しているかをリアルタイムで知ることができます。


参加:
発表者専用エリアに出欠リストを置き、出席状況や役職などを見ることで、参加者の出席状況を非公式に確認することができます。

 

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