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Webセミナーシステムの選び方について

世の中にWebセミナーベンダー多数あり、それぞれの製品を評価するには技術的知識も必要で大変な作業ではありますが、あなたに適したWebセミナーシステムを選ぶことは、Webセミナー企画を成功させるのに重要な要素となります。

そのためこの回は、Webセミナーシステムを選ぶ際のどのような事に注意すべきか、考えてみたいと思います。

Webセミナーシステムを選ぶ際の検討すべき項目

Webセミナーを選ぶ際に以下の項目について検討してみるとよいでしょう。

 

1. Webセミナーを何回行う予定なのか？
2. 何人くらいの参加者を見込むのか？
3. Webセミナーのイベントのゴールはなにか？
4. Webセミナーイベントは継続的に開催する内容のものか？
5. 発表者と参加者との双方方向のやりとりは必要か？
6. モバイルデバイスからの参加は必要か？
7. 録画とオンデマンド配信の機能は必要か？
8. ブランディングのためのカスタマイズはどれぐらい重要か？

 

スタートアップベンチャー企業で、価格が安い製品を提供しているＷｅｂ会議/Webセミナーシステムベンダーは市場にたくさんます。新しい企業が生まれては数年以内に市場にいなくなるなど、この業界の変化は激しいです。Webセミナーベンダーの選定にあたり、業界の動きを継続的に調査している信頼のおける第3者のリサーチ会社のレポートを参考にするのも良いかと思います。リサーチ会社のレポートで有名なのはGartner Magic Quadrant あるいは　The Forrester Waveなどがあります。

　

Webセミナープログラムのゴールがはっきりしてきたら、次に以下の項目について検討します。

 

必要なホスト・スピーカーの数 ：
Webセミナーを開催、運営するにあたり何人のホスト、発表者、モダレ―ターがそれぞれのWebセミナーで必要になるか？ホスト権限や発表者権限を複数の人に与えることができるWebセミナーなら、スムーズに運営することができます。権限付与の制限についてはベンダーごとに違うため注意が必要です。加えてWebセミナーシステムのライセンス費用がホスト数による場合も多く、社内で多くの人がホストとなる場合は、コストが高くなってしまいますので、その場合はホスト数が無制限で使えるものを選んだほうが良いことになります。

 

参加人数の予測:
参加者は何人でしょうか？Webセミナーシステムは、通常部屋へ入れる人数で課金されるのが一般的です。そのため入れる人数が大きければ、ライセンス費用が高くなることになります。参加者を見積もるのに一般的な例としては、ある無料のWebセミナーイベントに登録者があった場合、参加率は30％～40％となるのが一般的です。

 

双方向性の必要性:
Webセミナーはベンダーごとに大きく機能がちがいます。もしあなたのWebセミナーイベントで発表者と参加者の双方向的なやり取りが必要なら、その機能が強くて、柔軟性をもったベンダー製品を選ぶべきです。

 

モバイルアクセス:
モバイルアクセスは近年ますます重要になってきています。すべてのデバイスに配信できるWebセミナーシステムを選んだほうがよいでしょう。モバイルアクセスする参加者がどのようにWebセミナーを体験するかＰＣと違う点に注意する必要があります。

 

音声について:
音声はWebセミナーを成功させるうえで非常に重要なポイントとなります。通常WebセミナーにはVOIPが提供されています。しかしVOIPは、音声の品質を安定させるのに難しい場合があり、その場合の音声は通常の電話回線を使うのも選択肢でしょう。複数の拠点から複数人の人が電話で話すことができる電話会議サービスを利用すると良いでしょう。

 

Webセミナーユーザ向けの操作方法の情報やトレーニング:
ウェビーナーを始める際にスムースに軌道にのせるために、ユーザ向けの操作方法、運営方法のマニュアルやトレーニングがあると便利です。そしてもしトレーニングなどが有料ならトレーニング内容やコストについても検討してください。

 

価格:
Webセミナーの価格はベンダーごとにライセンス形態もちがうため複雑で、価格を比較するのが難しいです。もっとも一般的なライセンス体系は参加者の人数の違いによる場合で、小規模なWeb会議やWebセミナーをやる際のNamedHost(指名主催者）と中規模、大規模なWebセミナーをやる際のSeminarroom(セミナールーム)です。
もし多くのホストがいてWebセミナーをやりたい場合は、Seminarroom(セミナールーム)が適しています。なぜならSeminarroom(セミナールーム)はライセンス的にホストの制限がないためです。一方もしホストの数が少ないなら、Namedhostを選ぶことをお勧めします。　参加人数以外にも利用する期間によってモデルが違う場合があります。製品によってはイベント単位であったり、1ヶ月単位であったり、1年単位など様々です。

 

カスタマゼ―ションの必要性:
Webセミナーを開催、運営するのにカスタマイズはどれぐらい必要でしょうか？カスタマイズが少ない方がWebセミナーの運用効率が上がりコストを下げることができます。どれぐらいカスタマイズが必要か検討し採用を検討しているWebセミナーシステムのカスタマイズ性についても検討すべきです。

 

コンテンツライブラリー、資料共有:
Webセミナープレゼンターがローカルに資料を置くのではなく、Webセミナーシステムの共有フォルダにアップしておけば、他のプレゼンターがそれを使ってプレゼンテーションをしたいときに便利です。このようにプレゼンテーションコンテンツを共有フォルダにおくことでWebセミナープログラムの運営を効率的にさせることができます。

 

録画機能と動画編集機能:
録画した映像の編集機能がついていれば、録画したコンテンツを再利用したいときに便利です。あとモバイルでもみれるようなMP4などのフォーマットで録画ができると、録画コンテンツを再利用する際に非常に便利です。

 

ライブ動画配信:
Webセミナー中にビデオカメラあるいはWebカメラからライブの動画配信やりたいなら、動画配信機能をもち、多くの視聴者へ配信できるWebセミナーシステムを選択したほうがいいでしょう。カメラの機能についても理解しておくといいと思います。

 

参加者登録機能:
Webセミナーへの参加者登録システムをWebセミナーシステムが提供するものを使うなら、参加登録システムに自分で設定できるカスタムフィールドの有無や自動応答メールやリマインダメールが送れる機能があるかなど確認すべきです。

 

ブランディングとカスタマイズ性:
Webセミナーを自社のブランドイメージと合うようにカスタマイズができるとよいでしょう。その際Webセミナーシステムがどれ位カスタマイズ可能か確認すべきです。

 

Webセミナー準備の際のプレゼンターのみの領域があるか:
プレゼンターが準備中の画面を参加者がみえないような機能をもっていると、Webセミナーのスムーズな進行に便利です。

 

参加者行動のトラッキング:
Webセミナー登録者の誰が参加したか、しなかったかだけでなくがその人がどのキャンペーンから来たか、Webセミナー参加中はどのような行動をとったか（投票や質問への回答）を把握できると、Webセミナー終了後、営業チームは、参加者のフォローアップに優先順位をつけることができクロージングを効率化させることができます。

 

マーケティングオートメーションとＣＲＭシステム連携:
チームに渡したり、リードをスコアリグできると大変便利です。