[IN2]Search Box 動作コラム
目的の文書ファイルを探せない（あるいは探しにくい）要因
「社内に散在している情報の８割はテキストである。」と言われています。
この膨大な資料の中から目的の文書ファイルを探し出すわけですから、当然難しいわけです。
検索以前の話として、文書（ドキュメント）ファイルを作成・格納する段階においても、文書を探しにくくしている要因となっていることがあります。
1.文書は今も増え続けている
新製 品情報、提案書、注文書、発注書などの文書は日々増え続けているはずです。
文書管理者もいませんので、古い資料を廃棄するなど整理ができていないでしょうし、仮に個人の裁量だとしても、重要な成果物でありナレッジであるものを個人が廃棄するはずもありません。
2.フォルダーの格納条件やポリシーが曖昧になってくる
文書が少ないうちは、各フォルダ毎に 設けられた格納条件やポリシーが生きています。
ところが、文書が増えるにつれて、どのフォルダーの格納条件やポリシーにも合ってこない文書が出てきます（文書の多様化）。そうなったら後は、個々人の判断でバラバラに格納するようになります。
その結果、似たような文書がいろんなフォルダー内に散在することになります。
3.検索エンジン最適化は意識されていない
資料を作るときに、Webコンテンツ で言うところのSEO対策、つまり検索エンジンの上位に入るということを意識して作っている人はいません。
検索結果の上位に来ることが目的ではありませんから、ごく当然のことだと思います。
ここがWebコンテンツを掲載する場合と違うところです。
この辺のところが、目的の文書ファイルを探せない（あるいは探しにくい）要因になっているのではないでしょうか？
検索する際にも、 「ファイル名しか表示されない。」、「いちいちファイルを開いて中を確認しなければならないので面倒。」とか、「とにかく検索結果が多すぎて、３ページ目以降は 見る気がしない。」、「作った本人が既に退職しているので、どこにあるのかわからない。」などなど、探せない（あるいは探しにくい）要因はいくつもあると 思います。
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